档案编研工作

一、档案编研工作

是以满足单位日常运转,业务管理、生产经营、技术开发等各项工作和活动利用档案需要为目的,以库藏档案为基础,以汇编档案文件汇集和编写档案参考资料为成果形式的一项专门工作。

二、档案编研成果最常用的四种分类:

按表达形式划分:可以分为文字式、图形式、数据式和声像式等四种;

按加工层次划分:可以分为一次加工、二次加工和三次加工等三种;

按选题范围划分:可以分为综合型和专题型两种;

按体裁特征划分:可以分为汇编、文摘、索引、简介、综合调研材料和史志等若干种。

这里主要按加工层次划分的不同加以简单介绍

三、一次加工档案编研成果介绍

(一)一次加工档案编研成果的适用范围

一次加工档案编研成果适用于在形成上具有一定的规律,而且材料系统,数量较多,在利用时检索途径又比较模糊的档案编研加工。这种档案编研成果主要起到查考和套用、复用的作用,人们通过查阅利用这种档案编研成果,找到工作的依据。

(二)一次加工档案编研成果的编制要求

1、选题方面

可针对在工作中经常被查阅利用的红头文件、规章制度、技术标准和通用图样等档案材料,多角度开展一次加工档案编研成果的编研,形成《发文汇集》、《专题汇编》和《图样汇编》等多种类型的档案编研成果,便于利用这经常查阅利用。如可以按年度编制《发文汇集》,也可以按问题编制《专题汇编》,还可以按专业编制《图样汇编》。

2、选材方面

一次加工档案编研成果的选材方式主要是选用重份原始文件或复制原始文件。选用重份原始文件和复制文件,能保持档案原貌,保证档案编研成果的可靠性。

3、加工编辑方面

相对来说,一次加工档案编研成果的加工编辑量并不太大。主要有内容删节、格式加工和文字校勘等等。为了保证档案编研成果的严肃性、权威性,提高档案编研成果的质量,一定要做好加工编辑工作,特别是文字校勘各种。另外,如果选用的是复制件,最好能在复制件上注明归档原件的档号,以方便利用。

4、总纂方面

一次加工档案编研成果的总纂主要包括材料排列和结构完善加工。材料排列是指文件与文件之间的先后排序的确定,结构完善加工主要是完成档案编研成果的辅助结构有关内容的编写等加工。

5、审核方面

一次加工档案编研成果的审核主要是审核档案编研成果的发布形式和使用的控制范围。特别是生产、技术方面的一次加工档案编研成果,实际都是利用有关科技档案编制而成,内容涉及技术秘密、技术诀窍,甚至自主知识产权等,一定要进行严格的审核,控制使用的范围。

(三)常见的一次加工编研成果

1、发文汇集

发文汇集是将本单位的全部发文按文号次序排列而汇集成册的一种一次加工档案编研成果。全部文

件是指某一特定时限内的全部文件,一般是以年度为时限,将本单位一个年度内的全部发文(一般是原始文件的重份文件)编成一套汇集(要求在收集时,单位的所有发文应保存两份)。

发文汇集的特点是材料集中,时间针对性强。它最主要的作用是依据作用,直接查阅利用发文汇集可以代替查阅档案原件。这一点是其他档案编研成果所无法代替的。

对于发文比较少的单位,可以一年编一本发文汇集。对于发文比较多的单位,可以一年遍几本。假如有必要编几本的,可以按发文时间划分或发文字号的不同划分。

2、专题汇编

专题汇编的将集中反映同一问题的一组文件汇集而成的一种一次加工档案编研成果。

专题汇编的编制方法、编制要求、格式和作用等也同发文汇集一样。它与发文汇集的区别就在于它不是以年度单位,而是以文件所反映的问题为单位,将涉及相同问题的有关文件汇集在一起。如:有的单位编制的《安全生产操作规程汇编》就是一个专题汇编。专题汇编的另一个特点是形式多样,可以根据不同的专题、不同的表达形式,编制形式多样的专题汇编,满足各方面的需要。其他如:《人员任免汇编》、《荣誉汇编》、《标准汇编》、《质量管理文件汇编》等等。

3、图样汇编

图样汇编是按专业将各种有关的图样汇集成册的一种一次加工档案编研成果。

人们在进行图样设计时通过利用图样汇编,可以受到启发,甚至可以套用其中的材料,提高设计工作效率。

一般单位都是通过复制技术图样的办法编制图样汇编的。图样汇编可以是综合性的,也可以是专题性的。如:《工艺设备图集》、《主要零部件图汇集》、《民间住宅户型标准设计图册》、《大型电机通用件汇编》

4、文集

文集是将特定作者的作品、科研论文汇编成册的一种一次加工档案编研成果。

文集既可是一个作者的作品、科研论文单独编制而成,也可是几个作者的作品、论文合在一起编制而成。如:《应用现代化管理方法论文选编》、《报刊选编》、《领导讲话汇集》。

四、二次加工档案编研成果介绍

(一)二次加工档案编研成果的适用范围

二次加工档案编研成果主要适用于记录和反映单位基本情况、重大事件和活动、主要生产经营活动

及其成果,而且在日常工作中经常被查阅利用的档案的编制加工。这种档案编研成果属概要性介绍或一般性宣传的材料,主要起到备查和提示作用。人们通过利用这种成果,能对有关事件有一个大致的了解。

(二)二次加工档案编研成果编制要求

1、选题方面

因为二次加工档案编研成果的种类很多,可以选择的余地很大,所以在选择课题时,一要强调具有。

实用价值,优先考虑最急用、最实用的。二要前易后难,优先考虑相对容易编的。三要优先考虑数量多的档案。

2、选材方面

相对一次加工档案编研成果来说,二次加工档案编研成果的选材更要全面、细致、慎重、要宁多勿漏,力求“全、精、准”。因为二次加工档案编研成果选材采取复制和摘录等方法,摘录和复制过程就是信息转移过程,在此过程中,稍有大意就会造成误差,对档案编研成果的质量就会有很大的影响,所以要求工作要做得很细。

3、加工编辑方面

加工编辑一定要坚持存真原则,采用的信息一定要是档案中记载的内容。删节时要慎重,有用的素材尽可能保留。缩写时一定要忠于原文,不能凭个人主观臆想,随意发挥,也不要妄加改动。

4、总纂方面

二次加工档案编研成果的总纂尤为重要。只有经过总纂,才能按照一定的体例格式,把从不同的档案中摘录的相对零乱的材料组合起来,使之从无序变为有序,成为一个完整的材料。

5、审核方面

二次加工档案编研成果的审核主要是审核档案编研成果内容的准确性,因为二次加工档案编研成果的选材方式是摘录、缩编和剪辑,在选材过程中可能会出现误差,需要在审核中严格把关,保证档案编研成果的质量和价值。

(三)常见的二次加工档案编研成果

1、大事记

大事记是按照时间顺序,简要地记载一个单位在一定历史时期内发生的大事和要事的一种二次加工档案编研成果。

(1)大事记的体例

按照体例来分,大事记可以分为:编年记事体、分类编年体和本末记事体三种。编写大事记一般使

用的体例是编年记事体。编年记事体是一事一记,逐年、逐月、逐日以时间发生的时间先后为序记述,一日数事,则分条记述。

(2)编年记事体的格式

编年记事体的格式有两种,一种为两段式:时间——大事内容。另一种为三段式:时间——大事内容——备注。备注起到注明材料出处的作用。

(3)大事记的记述范围

大事记的记述范围为:各种重要的决定、办法、通知等文件的颁布实施情况;各种重要的会议和活动情况;区域和隶属关系变化;机构建立和调整、名称更改;领导成员的任免情况和重要活动情况;本单位内部机构的设置、调整和人员任免情况;奖励、处罚等情况;重大项目建设、重大成果取得情况;获得的各种重大荣誉;上级领导视察、检查工作;重要外事活动;重大灾害、事故、案件的发生;其他大事、要事、新事。

(4)大事记的编写要求

①大事记述范围掌握要准确,做到:大事突出、要事不漏、小事不收,突出大事、要事、新事。

②大事发生时间要保持唯一性,不能模糊。

③大事内容包括事故、起因、发展过程、结果等要素,必须完整、概括和确切。

⑸其他相近的还有:

①、年谱

按年月记载重要人物生平事迹的一种大事记。被谱述的人物,称为“谱主”。编撰时,应广泛参阅有关谱主的档案和资料,对其生卒时日、生平经历、重要活动、学术成就等各方面的材料,加以选择、考订和编排。要求取材适当,文字精练,褒贬公允,实事求是地反映出谱主一生的轨迹。所取材料应注明出处。并可附录画像、照片及研究谱主的资料索引等,以佐参考。

②、年表

以年代次序简述历史事件或人物事迹的一种大事记。如《史记》中的《十二诸侯年表》、《汉兴以来诸侯王年表》。现代的《中国历史大事年表》等。单纯纪年以供查考历史年代的表格,也称年表。

2、组织机构沿革

组织机构沿革是记载一个单位机构设置(包括内部机构)、职能配置、人员编制和体制变更等方面情况的一种二次加工档案编研成果。

(1)组织机构沿革的体例

组织机构沿革的编写体例有编年体、系列体和阶段体三种。最常用的组织机构沿革体例是编年体。编年体是以年代为序,逐年列出本单位体制、机构设置和人员编制等方面的情况。

(2)组织机构沿革的构成

①序言,序言是说明编写目的、体例、时间断限、材料来源和历史沿革概况等。

②正文,正文是组织沿革主体,主要说明地址迁移、机构成立和调整、机构的职权范围、机构性质和任务、隶属关系、编制核定、内部机构设置、干部任免等情况。

③附录,附录补充正文所涉及到的有关材料。如:有关机关设置的上级批文的引印件。附录附在正文后面,起到补充说明的作用。

(3)组织机构沿革的编写要求:

①准确地反映整个单位的组织体系,将整个单位的组织机构分别按层次、序列疏理清楚。

②统一组织机构编写涉及的机构和人员层次,特别对于机构设置多而且变化较频繁的企业事业单位尤其要注意这一点。

③采用编年体编写组织机构时,为了避免过多的内容重复,可以只写有变动的部分。所谓变动主要指机构设置的变化、机构职能的调整和人员任职的更替。

④为了将隶属关系反映得更清楚,组织体系部分的内容可以用图表表述,再加以文字叙述说明。

3、数据汇编(基础数字汇集)

数据汇编是以数据结合图表的形式来反映一个单位全面情况或某一方面情况的一种二次加工档案编研成果。

(1)数据汇编的种类

按内容范围来划分,数据汇编可以分为综合性数据汇编和专题性数据汇编两大类。综合性数据汇编反映一个单位各方面的情况,内容多,涉及面广,篇幅较大。专题性数据汇编反映一个单位某一方面的情况,针对性强,涉及内容更具体。

(2)数据汇编的表达方式和格式

数据汇编的表达方式灵活多样,有图表式、表格式和图表或表格结合文字叙述式等。

在编写格式上,图表式、表格式的数据汇编有标题和图表或表格两部分内容组成。图表或表格结合文字叙述式的数据汇编有标题、图表过表格和文字叙述三部分内容组成。

(3)数据汇编的构成及主要内容

数据汇编一般由:时间、统计项目、计算单位、具体数额、比率等内容构成。不同的单位和专业系统数据汇编的内容也不同。一般数据汇编中选用的数据都是在日常工作中进行测算分析时经常需要利用的数据。

(4)数据汇编的编写要求

①在编写数据汇编时,选择材料要充分利用统计报表和财务年报,保证所选用材料的准确性和可靠性。

②统计口径要统一,对统计口径不统一的有关数据要换算,这样数据才有连续性和可比性。对统计口径变化和数据换算等情况,要用文字记述加以说明。

③要根据实际工作的变化和统计内容的变化,及时调整选用的有关统计项目和数据,保证数据汇编的实用性,能全面、准确地反映单位的状况。

⑸举例:《主要技术经济指标汇编》、《重大设备数据汇编》、《主要原料验收技术指标汇编》、《考核指标数据汇编》、《单位人员结构基础数据汇集》等。

4、其他简介类档案编研成果

其他简介类档案编研成果也即文摘型档案编研成果,它是以内容摘要的形式,不加任何评论地简要报道档案信息的二次加工档案编研成果。

(1)其他简介类档案编研成果的特点

其他简介类档案编研成果的共同特点是突出一个“简”字,但并不是单纯的越简单越好,而是要简明扼要,突出要点,用简洁明快的语言把档案中的关键内容反映出来,让读者在阅读后对有关事物有一个基本的了解。

所以人们在编制其他简介类档案编研成果时,一般都采用表格式的表述方式,设计专门的表格,再配以简要的文字说明,达到了简明、扼要、醒目的效果。

(2)其他简介类档案编研成果的种类及其内容

其他简介类档案编研成果的种类很多,常见的其他简介类档案编研成果主要有:产品简介、工程简介、设备简介、成果简介和会议简介等,其他还有如:《单位情况介绍》、《质量事故分析记编》等。

不同种类的其他简介类档案编研成果反映的内容也不同,下面分别介绍常见的其他简介类档案编研成果的主要内容:

①产品简介的主要内容有:产品型号、性能(包括技术参数)、功能、优点、使用说明、产品照片、工艺规程、原理图、试制情况、产品产量、产品销量、产品销售收入、于国内外同类产品对比情况、获奖情况等。如:《机电产品简介》

②工程简介的主要内容有:工程项目名称、批准机构及文号、建设单位、投资来源、投资规模、预(决)算情况、工程地点、占地面积、建筑面积、使用面积、建筑结构、设计单位、施工单位、监理单位、工程负责人、开工日期、竣工日期、建筑技术参数,工程质量情况、附属设施等等。如:《建设项目简介》。

③设备简介的主要内容有:设备型号、设备名称、价格、生产厂家、用途及性能、技术参数、验收调试情况、使用及大修情况、随机文件、使用部门及保管者、设备编号等等。如:《主要生产装置设计概要》。

④成果简介的主要内容有:课题名称、课题来源、批准立项机关、项目负责人姓名、参加人员、课题进行时间、主要(或核心、关键)技术介绍、成果鉴定及评价情况、推广应用情况等等。如:《科研成果简介》。

⑤会议简介的主要内容有:会议名称、届次、召开时间、会议地点、主持人、开会形式、会议议程、讨论和决议事项、选举结果、正式代表等等。如:《历届党代会会议简介》。

(3)其他简介类编研成果的编制要求:

①全面。要根据档案中记载的内容,把有关事物的基本状况,主要特点、技术参数等重点内容全面表达出来。

②客观。叙述内容基本上都使用档案中的原有文字,不加任何修饰词语,也不要任何的评价。

③简明。表达要简明扼要,建议尽可能采用表达格式,用不同的栏目分别说明不用的内容。

五、三次加工档案编研成果介绍

(一)三次加工档案编研成果的适用范围:

三次加工档案编研成果主要适用于具有一定的研究价值的档案材料的编研。所谓研究是指史料研究和有关重大技术经济问题的决策研究,所谓研究价值也即史料研究价值和重大技术经济问题的决策研究价值。三次加工档案编研成果主要起到为史学研究和决策研究提供参考的作用。

(二)三次加工档案编研成果编制要求

1、选题方面

三次加工档案编研成果的选题要突出史学研究价值和决策研究价值。同时还由于三次加工档案编研成果的加工处理较为复杂,对档案编研人员的素质要求较高,因此在选题时还要考虑到档案编研人员的素质,是否能胜任相关选题的档案编研任务。

2、选材方面

要预先按照档案编研课题涉及问题的范围,尽可能拓宽选材范围,特别是广泛收集与档案编研课题有关的具有典型性、新颖性和可靠性的参考资料,为加工编辑提供充分的素材,以启发思路,形成观点。

3、加工编辑方面

三次加工档案编研成果的加工编辑不用于一次、二次加工档案编研成果的加工编辑,它侧重于对档案内容的研究、提炼,并且经过重新编写,形成新的材料,三次加工的创造性主要就体现在这一环节。但是,不能把这种创造当作是个人创作的学术观点创立,要以档案为依据,客观地记述事实,准确地分析问题和情况,提出建议和对策。

4、总纂方面

三次加工档案编研成果的主题部分都是按照一定的体例要求编写而成的新材料,所以总纂主要是某篇布局,进行结构完善加工。

5、审核方面

三次加工档案编研成果的审核主要审核档案编研成果对事物的记载表述和分析研究是否客观准确,得出的结论和提出的建议、对策是否合理可行。只有通过审核,才能鉴别三次加工档案编研成果的客观性、准确性、合理性和可行性,确定其实用价值。

(三)常见的三次加工档案编研成果

1、手册

手册也叫指南、要览或须知,是以档案信息为依据,简明、扼要地概述或罗列有关专业知识、基础数据、计算公式、基本方法、措施和规范等内容的资料性和知识性工具书。

手册大多是专业性的,主要涉及科学和技术方面的内容。如:《工业建筑设计手册》、《建筑施工手册》、《质量管理手册》、《涤纶生产技术手册》、《公路工程养护手册》和《典型工艺手册》等。手册一般都是书本式的,而且独立成册。主体部分以文字叙述表达方式为主。

⑴手册的特点

手册的特点可以归纳为:简明、实用和方便等三大特点:

①简明。简明不仅是指手册使用简短、扼要的文字叙述表达有关问题,而且较多地运用图表、照片等比较形象的表达方式作为辅佐,反映一些文字说明难以描述的细节内容,使内容更简明。

②实用。实用是指手册中汇集的档案信息是经过实践验证和反复比较、优选的,或者反映的一些技术问题是比较成熟的问题,具有一定的规范性和广泛的使用价值。

③方便。方便是指手册的内容是根据大量档案分析、提炼、综合加工形成的,容量较大,储存密度较高,集中了大量分散在各种档案中的信息,从利用档案信息的角度来看比较方便。

⑵编写手册应注意的问题

为了保证手册的编写质量,在编写过程中,应从手册的特点出发,注意以下三个基本的问题:

①通用性。应围绕手册的主题,广泛选用编研素材,丰富手册的内容,从而提高所编手册的通用性,保证其一定的价值,满足不同目的、不同层次的需要。

②先进性。在编制手册过程中,进行有关技术内容的选择时,要处理好先进技术和一般技术的关系,在照顾带日常工作中对一般技术的利用需要的同时,要突出先进技术,使人们通过利用手册能得到更多先进技术方面的教益。

③可靠性。手册的内容应当是经过实践检验和认真核对的,确保准确无误,从而保证手册质量上的可靠性。

⑶产品手册的主要编写内容

产品手册的主要编写内容有:综述(包括历史、现状和发展趋势);主要原理;适用范围;常用数据;常用资料;计算公式;实用图表;实施原则和依据;操作方法与步骤;技术措施;注意事项;产品规格(包括系列、型号、品种、尺寸)的选用;典型示例;常用材料和设备性能介绍;技术经济指标及分析;附录(包括有关标准、规范、条例、技术文件、试验报告、单位换算表等);索引(包括项目、专业或出处)等。

2、年鉴

年鉴是以记述单位一年内新情况为主要内容的历史性资料工具书。

年鉴按其内容范围可分为综合性年鉴和专业性年鉴两种。顺名思义,年鉴一年一编,独立成册,逐年连续,渐成系列。若将单位若干年份的年鉴排列起来,实际上就是单位编年体的系列史册。

⑴年鉴的特点

年鉴的特点可以概括为以下四点:

①年度性。年鉴是以年度为时间单元逐年编写的,原则上每卷只反映一个年度内所发生的各种大事、要事、新事以及有关的资料、信息和数据,所以年鉴具有年度性。年度性是年鉴的本质属性。

②资料性。单位年鉴以资料为主,集中、系统地记载和反映单位某年度的基本情况,为单位领导回顾历史、总结经验、摸索规律和进行决策提供参考依据。所以人们说单位年鉴是“看得见,摸得到”的数据资料库。

③权威性。年鉴是“昨天的记录,今天的镜子,明天的见证。”撰稿人所提供的稿件必须是忠实依据单位档案文件所记载的事实,符合单位客观实际,并经过严格审查的权威历史资料,所以企业事业单位年鉴必然具有权威性。

④实用性。单位年鉴是单位内部不可缺少的一种工具书,它“集万卷于一册,缩一年为一瞬”,将单位内部相应年度内有关新资料汇于一册,翻阅方便,随时可查找到所需的信息、资料和数据。

⑵年鉴的内容

单位年鉴一般都是综合性年鉴,内容涉及企业事业单位各个方面。其主要内容有:单位生产经营、技术开发等各项工作和活动概况和成就综述;单位生产经营、技术开发等工作和活动的总结和专题报告;各项基础数据统计(包括职工数量、结构比例及其变化情况的统计分析;职工工资福利统计分析;科研课题及成果方面情况的统计分析;产品生产、质量、销售方面情况的统计分析;劳动生产率、原材料和能源消耗、成本、利锐等经济效益方面情况的统计分析;动力设备、建筑等固定资产情况的统计分析等);重要会议报告、总结或决议;重大事故情况;重大外事活动情况;先进集体和劳动模范的名单、事迹材料;职工代表大会、党员代表大会和单位领导名单;大事记;有关图片等。

⑶年鉴的编写体例

年鉴的编写体例是指对年鉴内容进行分类、组合和排列所采用的形式和结构等方面的有关具体规定。年鉴的编写体例一般包括以下四个方面的内容:

①选题和选材的基本规定。包括年鉴选题和选材的范围和标准;文章、条目、图片、表格各占的比例;大、中、小条目的字数等。

②文章、条目写作的基本规定。应当根据年鉴的性质和特点,对该写什么,不该写什么,作出具体的规定。

③文体的基本规定。年鉴的事实的记录,必须用事实说话,因此除特载、专文、文献、统计资料外,均采用记叙和说明文体,不作任何评论。

④编写格式的基本规定。一个单位的年鉴在编写格式上应当有统一的规定,包括书写格式、词语运用、时间表述、数字用法、图照规格、拟稿清稿等等。

⑷编写年鉴应注意的问题

为了保证年鉴的编写质量,在编写过程中,应从年鉴的特点出发,注意以下四个基本的问题:

①突出新意。年鉴每年都编写,因此要突出一个“新”字,要强调有新意,要反映每年的新情况、新发展、新知识、新成果、新事物、新经验、新问题,不能重复前期内容。有些事物虽然可以在有关年度中连续反映,但每年都必须有新的特点。

②保持结构稳定。年鉴的框架是经过设计确定的,每个企业事业单位的年鉴都有一个基本结构。保持其基本结构的稳定性,使得历史的年鉴在结构上基本一致,内容有一定的连贯性和可比性,更能反映企业事业单位的发展变化。

③把好质量关。首先要把好内容真实关,年鉴内容要直陈其事,不能弄虚作假,不能说假话,也不能说套话、大话、空话、废话。同时还要把好政治和文字关,力求做到政治上不出差错,文字上不出毛病。

3、其他还有:《史志》,《综合性的分析调研报告》等。

六、不同加工层次档案编研成果的区别。

不同加工层次档案编研成果互相之间具有明显的区别,主要体现在这样四个方面:

(一)编研加工的复杂程度不同

一般来说编研加工的层次越深,编研加工方法就越复杂。一才加工档案编研成果是以汇编为主,将档案原件或复制件汇集成册,加工方法最简单。二次加工加工档案编研成果是在摘录、缩编和剪辑的基础上,形成概要介绍性材料,其加工方法要比一次加工档案编研成果的加工方法复杂一些。三次加工档案编研成果的加工方法更复杂,要在对档案有关参考资料的内容进行分析、研究和归纳的基础上,再编写新的材料。

(二)信息增量不同

一次加工档案编研成果和二次加工档案编研成果包含的信息都是档案中已有的信息,也可以说是档案原生信息的转移。因此编制一次、二次加工档案编研成果,不会增加信息量,不产生新的内容。三次加工档案编研成果中包含了人们对事物的新认识、新的观点、新的结论和新的建议等新内容,从信息量的角度来看这些都是新增加的信息。

(三)成果形式不同

一次加工档案编研成果的形式都是汇编、汇集等,二次加工档案编研成果的形式是简介、提要等,三次加工档案编研成果的形式是史籍、志书和综合性技术经济调研报告。

(四)发挥作用不同

各种不同形式的档案编研成果有不同的作用,或者说作用的侧重点不一样。一次加工档案编研成果以依据作用为主,二次加工档案编研成果既有依据作用,又有参考作用,三次加工档案编研成果则更具有参考作用。